La transition numérique présente un enjeu essentiel pour les entreprises, tous secteurs confondus. Pour cela, les professionnels disposent de différentes solutions qui s’adaptent à leur activité et à leurs besoins. Parmi celles-ci, on retrouve les plateformes dédiées au travail collaboratif. Comment s’y prendre pour assurer son déploiement en interne ?
Les avantages d’une plateforme de travail collaboratif
En parallèle de l’intégration d’une solution ERP ou CRM, l’utilisation d’une plateforme de travail collaboratif en milieu professionnel présente des atouts indéniables :
- une solution de stockage adaptée à différentes tailles de structure ;
- une exploitation optimisée pour les ressources et les outils informatiques ;
- des échanges qui gagnent en réactivité et en fluidité ;
- des espaces privés afin de garantir la sécurité des données et des échanges ;
- une solution modulable pour différents formats et supports : ordinateurs, smartphones, tablettes…
Concrètement, il s’agit d’un moyen efficace pour améliorer la communication avec ses collaborateurs. La transversalité entre les services permet de mieux encadrer la gestion des projets et l’organisation générale en interne.
La priorisation des tâches et la confidentialité des échanges contribuent également à un développement de l’activité stable et pérenne.
Les étapes préliminaires pour déployer une plateforme de travail collaboratif
Avant d’envisager l’emploi d’une plateforme de travail collaboratif, il est essentiel d’avoir une bonne connaissance de l’outil et des atouts évoqués plus hauts.
Cela permet de défendre son intégration auprès de son supérieur hiérarchique ou de sa direction. À terme, le porteur de projet gagne en légitimité par rapport à ses pairs pour favoriser son utilisation. Il est également important de constituer un groupe aux savoir-faire multiples et complémentaires afin de justifier l’entreprise.
Là encore, il est plus facile d’expliquer la pertinence de la plateforme dans différents contextes ; de la gestion de projet à l’encadrement administratif.
Bien préparer son plan de communication
Lorsque l’identification des besoins est réalisée, il est essentiel d’élaborer son plan de communication avec les argumentaires afférents.
Toute la subtilité tient à fournir un message universel, destiné à la majorité du personnel, sans pour autant oublier les fonctionnalités spécifiques. Il convient donc de s’adapter à la cible pour des usages précis. Le fait de mettre en avant des services connexes et de garantir la sécurité du Cloud par exemple, facilite l’assentiment de ses partenaires professionnels.
Réaliser le suivi et la gestion de la plateforme après sa mise en fonctionnement
Il est également primordial de prévoir un suivi régulier après le déploiement de la plateforme.
Cela passe, entre autres, par l’organisation de formations ou la délivrance de tutoriels pour maîtriser tous les outils disponibles. Une évaluation périodique et un retour sur expérience des utilisateurs sont aussi essentiels après la mise en fonctionnement du système.