En tant qu’entrepreneur, vous gérez certainement un grand nombre de documents papier. Devis, factures, bons de commande, courriers, notes de service, etc. s’accumulent dans vos locaux, souvent classés, tant bien que mal, dans des boîtes archives année par année. Tous ces documents sont d’une part encombrants et, d’autre part, leur quantité ne facilite pas la recherche d’un document précis. Passez à la solution GED !
La gestion électronique des documents (GED)
La GED est une solution technique qui consiste à convertir tous vos documents imprimés en fichiers numériques. Des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) sont inclus dans les solutions GED. Ils permettent, lors de cette conversion, de déchiffrer le contenu texte des documents pour le rendre exploitable. Les fichiers numériques sont ensuite stockés en un seul espace pour être facilement accessibles par tous.
Dématérialiser pour gagner du temps
Une dématérialisation des documents administratifs permet un gain de temps considérable pour votre entreprise. Trouver un document donné devient rapide et simple. Commencez par taper quelques mots-clés dans le moteur de recherche associé à votre solution GED. Récupérez ensuite rapidement le document souhaité, quelle que soit sa date d’émission. Il ne reste plus qu’à l’exploiter !
Sécuriser vos données
Outre le gain de temps, un des grands enjeux de la gestion électronique de documents est la sécurisation des données. L’intégralité de vos documents est hébergée sur un espace numérique. Des sauvegardes fréquentes évitent tout risque de perte de fichiers. Bien moins fragiles que le papier et bien plus durables, tous vos documents ainsi dématérialisés sont en sécurité avec une solution GED.
Participer à l’effort environnemental
Enfin dernier argument, et non des moindres, en dématérialisant vos documents, vous participez à protéger la planète. Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, les nouveaux documents s’ajouteront directement sous forme numérique. Ceci limitera ainsi l’usage du papier aux seuls cas indispensables. Faites ainsi grandir la responsabilité sociétale de votre entreprise, tout comme votre image de marque !
Vous l’aurez compris, la gestion électronique des documents est un enjeu majeur pour les entreprises. Quels que soient la taille et le secteur d’activité de votre entreprise, vous avez tout à gagner à mettre en place une solution GED. Productivité, efficacité et sécurité sont les avantages immédiats pour votre entreprise d’une solution de dématérialisation des documents. Qui plus est, vous réaliserez des économies non négligeables à moyen terme grâce à la réduction du nombre d’impressions papier !